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讓Excel也能無中生有的匯入外部資料功能（上）, S! D* U; j0 i7 v* C: B5 Y9 L' [: T5 N
作者：楊健則（本文摘自《PC Office》NO.104　3月號）
! O" ~) H% N0 L對Excel運算、分析…等各種功能瞭若指掌的人來說，Excel所提供的「匯入外部資料」功能，無疑是一項相當便利且非常實用的功能。因為，只要經由匯入外部資料的操作，其它軟體所產生的報表資料，或者是資料庫裡的資料，只要是純文字格式(.txt)的檔案，就可以在經過特定條件的篩選判斷後，統統匯入到Excel的工作表中，以便進行後續的資料運算、分析工作。
( @6 o) M$ _' {4 G4 {" U而匯入外部資料的功能，除了能夠讓你不必在Excel中，逐筆輸入一堆資料外，如果Excel所匯入的外部資料是網頁的話，那麼，只要勾選「動態更新」選項，就能夠在Excel每次開啟檔案時，連結到該網頁取得最新的資料後，自動更新工作表內所有的資料。8 W- B: z$ g1 m; B0 S

# ]" p2 M9 I8 N輕鬆匯入外部資料( v5 N9 ^# c4 i
要將外部資料匯入Excel之前，要先確定檔案的資料分隔模式是否正確。若文件的分隔過於凌亂，Excel也無法藉由分隔的方式將資料分隔成適當的表格，而你也可以先另行轉成純文字檔案在用記事本檢視資料的正確性。在確定文件無誤後，只要從下拉式功能表中開啟匯入資料對話框並選擇資料檔案，再開啟檔案後才能針對文件格式做進一步的設定。
! `: o7 X1 J5 G; V1.開起欲轉換的外部資料檔案，查看資料分隔狀態是否規律，以及文字編碼是否正確，也可以另行轉存為沒有格式設定的純文字檔（圖1）。9 O: t6 X, w+ r- B! l
2.點選下拉式功能表的「資料」/「匯入資料」，開啟匯入資料的對話框（圖2）。8 ?: H$ Q8 C+ X+ b4 e6 F3 X
3.選擇外部資料檔案，若資料的檔案格式不在支援的檔案類型中，就必須先行轉成純文字檔或其他Excel支援的格式（圖3）。
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) D1 J9 d2 M6 Y5 @( n5 N2 Z0 e9 G設定匯入字串精靈
! ~- k- p( T% G0 a選定外部資料檔案後，就會開啟匯入字串精靈讓你逐步設定檔案表格的分隔方式。不論是由分隔符號或固定寬度來區隔不同資料，你都可以預覽資料表格的狀態，在確定資料的分隔狀態後，還能針對欄位的資料格式進行設定，若有數字或日期等需要調整格式的欄位都可以直接在匯入時設定好資料的屬性。
! V0 F3 J. {7 A! c" P/ b1.依照資料的狀態選擇最適當的分隔方式，一般來說，使用分隔符號的通用性較廣（圖4）。
2 s! j: ?+ j+ B5 w" j: q# H: O  y2.在選定分隔方式後，會讓你先預覽分隔結果，並且可以調整分隔的設定項目，若不滿意也能回上一步更換分隔方式（圖5）。
( J+ O3 e: Z" f/ ]  Z) v3.確定分隔方式後，還需要設定欄位的資料格式，當資料為數字、日期或其他需要運算的類型可以在此直接設定格式（圖6）。& b$ e6 I8 T+ J' Z
4.匯入資料時可以選擇放在Excel目前的工作表中或是另一個工作表中。（圖7）。# O1 ^  `7 x* u& |$ U! t$ f

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